Le casse-tête des forfaits jours dans les solutions de gestion du temps

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Le casse-tête des forfaits jours dans les solutions de gestion du temps

Instauré le 15 Janvier 2000, le forfait jours a permis de déroger aux règles de calcul de la durée légale du travail.

Pour les salariés au forfait jours, le travail ne se décomptait désormais plus en heures mais en jours, avec un maximum de 218 jours travaillés.

Ce régime conventionnel permettant désormais d’aménager les horaires de travail d’un salarié sur une période supérieure à la semaine reste encore aujourd’hui un dispositif délicat à mettre en œuvre, sous haute surveillance de l’inspection du travail et régulièrement sanctionné par les tribunaux. Une fois le dispositif mis en place, le suivi du forfait-jours peut se transformer en casse-tête pour les professionnels des ressources humaines !

Ce fut le cas au tout début du Covid-19, les cadres en forfait jours n’ont pu être mis au chômage partiel que sous condition de fermeture de leur établissement. Il a fallu attendre qu’une ordonnance assouplisse les règles du code du travail.

D’où l’importanCe vitale de disposer d’une bon outil de suivi du temps

Face à de nombreux défis tels que la mesure du temps flexible, la veille des temps de repos, l’évaluation réelle ou subjective de la charge de travail, les entreprises ont parfois opté pour des solutions de gestion des temps, plannings et activités, comme nous en proposons chez Horizontal Software.

Parmi les fonctionnalités saluées tout autant par les salariés que les opérationnels RH en charge du pilotage :

  • Les formulaires d’auto-déclaration permettant au salarié de saisir lui-même ses absences et ses journées travaillées sur place ou en dehors du site principal de l’entreprise (e-badgeuse). Le manager valide ensuite les données déclarées. Cette option lève tout risque de partialité en cas de désaccord et les compteurs sont ainsi accessibles par chacun en temps réel.
  • Le décompte détaillé des journées travaillées sur une année, permettant à l’employeur de s’assurer que le forfait en jours n’est pas dépassé.
  • Le signalement des temps de repos insuffisants avec alerte en cas de non-respect. Que ce non-respect émane du salarié ou de sa hiérarchie, le service des ressources humaines en sera informé et pourra prendre les mesures correctives qui s’imposent.
  • Le pré-remplissage automatique des feuilles de temps sur la base des congés posés et des jours fériés simplifie la saisie et la validation et facilite la préparation des éléments variables de rémunération. Le transfert automatique et sécurisé des données évite les fiches navettes et les ressaisies manuelles.
  • L’archivage des données permettant de présenter ces décomptes à la demande de l’inspection du travail.

    La gestion des forfaits demande une réelle organisation chez les salariés et les encadrants et ne peut produire d’effets bénéfiques que si elle est accompagnée d’outils performants et adaptés au quotidien des agents/collaborateurs.

    La dématérialisation de la gestion du temps a permis de prendre en compte la mobilité des agents/collaborateurs et de faciliter l’accès aux informations, donc à la communication entre les salariés et les services ressources humaines. Cette digitalisation a entraîné une automatisation des processus avec pour effet une productivité plus fluide et un gain de temps pour tous.

    Ces innovations peuvent d’ailleurs faire émerger des initiatives humaines et créatives, comme par exemple le don de jours de congés ou de repos, outil de solidarité intra-entreprise et envers les soignants, dont l’efficacité est liée à l’existence de solutions avancées dans la gestion du temps.

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