Les 10 défis de la reprise d’activité dans les Collectivités Territoriales et les Etablissement pratiquant l’accueil du public.

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Les 10 défis de la reprise d’activité dans les Collectivités Territoriales et les Etablissement pratiquant l’accueil du public.

Compte tenu de la situation sanitaire due à l’épidémie de CoViD-19, les collectivités et établissements publics territoriaux se doivent de disposer d’un plan de continuité d’activité pour assurer le maintien et le bon fonctionnement des services publics.

Continuité des missions du service public, protection des équipes, information des publics concernés en gardant toujours à l’esprit la limitation de la propagation du virus au sein de la collectivité. Alors que l’état d’urgence sanitaire prendra fin le 10 juillet prochain et avec lui la réouverture de nombreux établissements, rappel des points fondamentaux qui doivent guider votre plan de reprise d’activité (PRA).

01. Etablissez un diagnostic clair de votre situation et de vos priorités.

Chaque collectivité, chaque établissement obéissent à des règles et des interactions spécifiques. Un plan de reprise réussi est un plan qui saura épouser au plus près vos spécificités tout en offrant de la souplesse et de la flexibilité dans sa mise en œuvre.

Si vous disposez d’outils de reporting informatisés, comme par exemple ceux inclus dans nos solutions de SIRH, vous pourrez aisément dans un premier temps solliciter chaque agent sur son constat individuel, ses besoins et ses questions éventuelles.

Pour chaque service concerné, une synthèse pourra être réalisée par sa Direction Générale après lecture et analyse des remontées quali et quanti.

02. Mettez en place une instance de pilotage

Véritable « task force » destinée à organiser au mieux le retour à un fonctionnement normal sa composition et son pilotage doivent faire l’objet de la plus grande attention.

Sa composition variera d’une collectivité ou d’un établissement à l’autre mais elle devra impérativement coller à son écosystème public et privé. Y figureront des représentants des fonctions clé telles que les Ressources Humaines, la Communication ou la prévention des risques, mais également des élus.

Quant à son chef de projet ou référent(e) (e) du Plan de Reprise d’activité, il devra être sélectionné au sein de la fonction en prise la plus directe avec la pandémie.

Quant au pilotage, il alternera le mode collaboratif avec l’ensemble des acteurs mobilisés et le mode directif dans les arbitrages et décisions à engager

03. Définissez un planning réaliste et progressif pour vos équipes

Face au déconfinement, les agents ne sont pas logés à la même enseigne. Pour certains, par exemple, la question de la distanciation sociale se posera dès leur retour dans des bureaux partagés. Le redémarrage des services doit donc se faire dans la compréhension et le respect de chacun. La fonction RH sera en première ligne pour évaluer avec discrétion et bienveillance les situations individuelles et les outils de planification et d’optimisation des plannings de ressources ne seront pas en reste pour assurer la bonne marche des services dans le respect des nouvelles contraintes légales, économiques et sociales. Des solutions telle que le propose Horizontal Software, permettent d’offrir un accès facile à son agenda en temps réel depuis son téléphone mobile, sa tablette ou en ligne, quelle que soit votre position, grâce à une simple connexion Internet. Ils permettent d’améliorer la productivité grâce à une gestion du temps de travail optimisé et permettent de prendre en compte les contraintes et préférences des agents pour un meilleur confort et l’anticipation des ressources. Sans parler de l’élimination des planning Excel désuets et sources d’erreurs de saisie.

04. Placez l’exécutif au cœurs des arbitrages

Une fois votre projet de plan de reprise d’activité est finalisé, ce sera au tour de l’exécutif ou de la Direction Générale de se prononcer et de rendre ses arbitrages sur les points suivants :

  • Choix des sites à rouvrir et condition d’accueil.
  • Définition des règles sanitaires.
  • Aménagements horaires et positionnement sur les congés pouvant être imposés en fonction des impératifs de bon fonctionnement de l’établissement.
  • Moyens financiers alloués à l’accueil des publics (bornes, signalétiques) ou l’accompagnement du télétravail.

05. Appuyez-vous sur le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)

La reprise d’activité en période de pandémie génère de profondes évolutions en termes d’organisation, d’aménagements, de méthodes et de consignes de travail et relève de la compétence du CHSCT.

Il est tenu informé des mesures envisagées, peut participer à leur élaboration, en prenant part aux groupes de pilotage et de travail dédiés ou installer un groupe ad hoc en son sein qui formulera des propositions à l’autorité territoriale pour enrichir ses réflexions et jouer un rôle d’aide à la décision.

Les outils prévus par le décret du 10 juin 1985 modifié restent opérationnels. Ce sont notamment les registres de signalement, les analyses d’accidents et les visites de locaux en restant vigilant à respecter les règles de distanciation physique et les gestes barrières

06. Confiez les clés de la logistique aux services techniques

C’est naturellement aux services techniques de superviser la préparation du volet logistique et sa mise en place opérationnelle. En lien avec le conseiller de prévention et la direction ou les partenaires, ils identifieront toutes les mesures d’ordre technique à mettre en œuvre dans les différents sites et bâtiments placés sous leur responsabilité.

Du balisage au retrait de certains matériels pouvant gêner la distanciation sociale, leurs prérogatives peuvent aller jusqu’à la fermeture de certains locaux.

07. Soignez votre communication

Dans une séquence qui a donné lieu à de nombreux faux pas en matière d’annonces, soignez votre communication vis-à-vis de vos équipes, de vos partenaires et le cas échéant du grand public.

Vos différentes prise de parole permettront de valoriser le travail de vos agents pendant le confinement, mais également d’informer l’ensemble des acteurs concernés des dates de réouverture, des conditions d’accès spécifiques et des obligations liées à l’accueil de personnes extérieures.

Affichage des nouvelles consignes et mise à disposition d’un « question/réponse » afin de parer à toutes les interrogations et assurer le lien entre les agents et le comité de pilotage.

Mobilisation des ressources numériques afin d’organiser des échanges avec les population concernées.

Ecouter, Rassurer, Informer seront les maître-mots de cette communication positive.

08. Faites des agents les premiers ambassadeurs de la protection de leur santé

Le retour des agents doit se faire dans le strict respect des consignes barrières et la sécurité de leur environnement de travail.

Le décret n°85-603 du 10 juin 1985 modifié relatif à l’hygiène et à la sécurité du travail dans la Fonction Publique Territoriale est là pour y veiller et protéger leurs droits.

Faites-en les acteurs de leur santé au travail, en prenant en compte leurs situations individuelles et leurs besoins d’aménagements.

Ces point réglés et parce qu’ils sont souvent amenés à recevoir du public, ils pourront devenir les ambassadeurs de leur administration et apporter un soin particulier à l’information et l’accompagnement des bonnes pratiques en direction des usagers.

Certains collectivités locales ont d’ailleurs sauté le pas et décidé de déployer des « ambassadeurs des bons gestes » dans leur ville en prévision de la période estivale.

09. Redimensionnez votre service financier et commandes publiques

Dans le cadre de la reprise d’activité, les services en charge des finances et de la commande publique seront mobilisés à court et moyen terme pour identifier les fournisseurs fiables et passer les commandes correspondant aux nouveaux besoins des services et des usagers.

Leur incomberont le calcul de l’impact financier de la crise et les répercussions éventuelles sur certaines tarifications de services payants.

10. Au retour des équipes, redonnez du sens à votre organisation

Enfin, il sera essentiel au bon redémarrage des services de fixer un cadre clair et un cap réaliste aux agents

Cette étape délicate passera par des gestes managériaux simples mais compréhensibles par l’ensemble des collaborateurs :

  • Calendrier de reprise progressive.
  • Constat et analyse transparent de la situation et des enjeux.
  • Clarification de la période transitoire qui verra parfois la coexistence de télétravail et de retour sur site.
  • Accompagnement des agents avec écoute et bienveillance, afin de les « débriefer » individuellement sur la situation et mesurer l’impact de la crise sur leurs capacités et surtout compétences anciennes et nouvelles.

et après ? Initiez une reflexion sur la gestion des compétences et les besoins en formation.

Enfin, les enseignements de la crise doivent être pris en compte dans la marche de l’organisation.

C’est l’occasion pour les équipes de faire évoluer ce qui leur semble désormais essentiel pour le bon fonctionnement de l’organisation et les manques constatés.

Détection des talents, adaptation des ressources aux besoins, développement les compétences (mobilité interne, formation professionnelle), autant de chantiers à mener en temps utile afin de renforcer les équipes et renforcer les résistances de nos institutions pour l’avenir !

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