Planification et gestion des activités des agents de la Direction Éducation Enfance de Rennes Métropole

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Planification et gestion des activités des agents de la Direction Éducation Enfance de Rennes Métropole

Rennes Métropole (35) choisit E-Connection pour digitaliser la planification et gestion des activités des agents de la DEE (Direction Éducation Enfance).

Présentation de la DEE de Rennes Métropole

Rennes Métropole compte 43 communes membres pour 456 784 habitants. La Métropole emploie 1 600 agents pour remplir ses différentes missions (assainissement, logement, culture, déchets, aménagement de l’espace et transports, aménagement économique et social).

Parmi ces 1 600 agents, 800 travaillent pour la Direction Éducation et Enfance (DEE) pour gérer les temps péri et extrascolaires des écoles. La DEE a territorialisé son action en 5 antennes pour un service de proximité capable de répondre aux spécificités des 83 écoles maternelles et élémentaires. Ces 83 écoles étant réparties dans 42 groupes scolaires.

Le projet de gestion des temps

Une gestion rigoureuse des plannings est un enjeu important dans le bon fonctionnement de la Direction Éducation Enfance (DEE).

Les plannings des agents des écoles, du fait de leurs effectifs importants, de la contrainte du respect du rythme scolaire et de la diversité de leurs activités, (agents d’entretien et de restauration, agents spécialisés des écoles maternelles, correspondants de restauration, animateurs de loisirs, responsables éducation loisirs, concierges, éducateurs jeunes enfants), est une part importante et stratégique du travail.

L’objectif de Rennes Métropole était d’acquérir une solution de gestion des plannings commune à toute la Direction Éducation Enfance et qui prenne en compte les contraintes suivantes :

  • organisation du temps de travail,
  • règles de gestion en pratique dans le service,
  • gestion des congés,
  • métiers et compétences des agents,
  • besoins pour chaque poste de travail.

L’outil permettra d’assurer la gestion quotidienne des plannings et en particulier des remplacements des agents des écoles.

La solution est également destinée à établir, de manière fiable et objective, des statistiques de suivi. Elle va permettre en particulier de veiller au suivi des heures des agents en CDD et des vacataires. L’acquisition de la solution de planification d’Horizontal Software est donc vue comme une réponse à la conformité légale, à la fiabilisation des soldes d’heures des agents, à la mutualisation du planning à l’échelle de la DEE, au partage d’informations, à la pérennité et à l’évolutivité des pratiques.

Le choix pour Horizontal Software

La solution de gestion des temps et activités était en parfaite adéquation avec le cahier des charges et est adaptée aux collectivités. De plus c’est un outil moderne de par son ergonomie et son accès sur tout type de supports (écran, tablette, mobile…).

L’autre point important dans le choix de la DEE, était l’accompagnement proposé par Horizontal Software autour du projet.

Enfin, le fait que ce soit une solution modulaire et qu’on puisse y ajouter l’optimisation des plannings sous contraintes ultérieurement a fait toute la différence dans le choix de la solution.

La planification optimisée sous contraintes

Dans la procédure d’appel d’offres, étant donné la problématique posée, Horizontal Software a présenté sa solution de gestion des temps et des activités, qui a donc été retenue, ainsi que son module E-Optim qui permet de générer automatiquement des plannings optimisés sous contraintes.

Cet outil de planification optimisée a suscité un vif intérêt de la part des participants à la soutenance. Il a donc été demandé un chiffrage optionnel afin d’étudier une éventuelle mise en place future. Il a même été évoqué que d’autres directions de Rennes Métropole pourraient être intéressées à leur tour.

Ce module d’optimisation permet de prendre en compte tout type de contraintes :

  • légales
  • réglementaires
  • lieux
  • compétences
  • disponibilités
  • besoins
  • souhaits des agents

L’outil génère, en fonction de ces contraintes et de leur ordre de priorité, un planning optimisé sur lequel le planificateur peut ensuite agir pour y apporter ses propres modifications au besoin.

Bienvenue à la Direction Éducation Enfance de Rennes Métropole !

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