Êtes-vous prêt pour l'entretien bilan à 6 ans ?

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Êtes-vous prêt pour l'entretien bilan à 6 ans ?

2020 est une année charnière pour l’entretien professionnel. En effet, les entreprises de 50 salariés ou plus, vont être amenées à réaliser leurs premiers états des lieux récapitulatifs des entretiens professionnelssouvent également appe entretien bilan à 6 ans.

Qu’est-ce que cet entretien « État des lieux récapitulatif » ? Et quelles sont les obligations associées ?

Pour vérifier que les entretiens professionnels permettent bien l’évolution du salarié, la loi du 5 mars 2014 avait prévu l’obligation, pour l’entreprise, d’un état des lieux récapitulatif, pouvant être considéré comme un bilan des entretiens professionnels 

Il a lieu tous les 6 ans, c’est à dire tous les 3 entretiens professionnels, et iI concerne donc les entreprises d’au moins 50 salariés. 

Ce bilan peut être réalisé en même temps que le dernier entretien professionnel de la période. L’entretien « État des lieux récapitulatif » doit obligatoirement faire l’objet d’une rédaction dont une copie, signée, doit être remise au collaborateur. 

La version de l’article L6315-1 du 1er janvier 2019 maintient l’objet de l’entretien : il est consacré aux « perspectives d’évolution professionnelle » du salarié, « notamment en termes de qualifications et d’emploi ». Il « ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié ». Cependant, en plus des informations sur la validation des acquis de l’expérience, déjà prévues dans la version 2014, la personne qui réalise l’entretien devra également communiquer au salarié des informations sur : 

  • l’activation, par le salarié, de son CPF 
  • les abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer 
  • le conseil en évolution professionnelle 

Étant donné que cet entretien est considéré comme un bénéfice, le salarié peut refuser de le suivre. Ce refus doit être acté. 

L’employeur doit prouver que durant ces 6 ans, le collaborateur a suivi au moins une formation autre que celle mentionnée à l’article L6321-2, c’est à dire « d’une action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires ». Le champ des formations obligatoirement réalisées sur temps de travail se trouve par ailleurs réduit par cet article à ces seules actions. Dès lors, toute formation qui n’est pas strictement obligatoire pour exercer l’activité (un permis spécifique, une formation à la sécurité, ou encore résultant d’une directive sur la distribution à l’assurance, etc) peut être prise en compte dans le bilan à 6 ans. L’Entreprise et le CSE ont dû préalablement identifier de manière officielle les formations correspondants aux formations nommées « obligatoires » selon le décret.  

Qu’en est-il du déclenchement de l’abondement correctif ?

Jusqu’à il y a quelques jours, vous aviez jusqu’au 7 mars 2020 pour faire passer cet entretien professionnel d’état des lieux à vos collaborateurs en poste dans l’entreprise avant le 7 mars 2014. Mais du fait des évènements, par l’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 (article 1), l’échéance est passée au 31/12/2020.

Si ces états des lieux ne sont pas effectués, vous vous exposez à un abondement correctif de 3000€ par collaborateur. Cette somme est versée sous forme d’abondement sur le Compte Personnel de Formation (CPF) du salarié.

Sachez cependant que pour les états des lieux de 2020 uniquement, vous pouvez éviter la sanction différemment. Il faudra pour cela prouver que le collaborateur a bien bénéficié de ses 3 entretiens professionnels sur la période, et effectué 2 de ces 3 actions : 

  • Suivre au moins une action de formation
  • Acquérir un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel…) par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience (VAE)
  • Bénéficier d’une progression salariale ou professionnelle

Des conseils pour réaliser sereinement ces entretiens bilan et être en phase avec les obligations. 

1 – Le formulaire d’entretien bilan

Via un outil d’acquisition et de gestion des talents (Yootalent de Horizontal Software), nous pouvons mettre à disposition de nos clients un formulaire entretien bilan standard, validé par nos experts. 

Ce formulaire proposé peut bien sûr être adapté et personnalisé pour répondre aux attentes de nos clients. Par un système de filtres, les collaborateurs non concernés (filiale indépendante juridiquement de moins de 50 salariés, collaborateurs rentrés dans la structure après le 05 mars 2014) n’y ont pas accès. 

2 – Remontée automatique de l’historique des formations et des entretiens professionnels

Dans Yootalent, les données relatives au “Passeport Formation” des collaborateurs ainsi que l’historique des entretiens des 6 dernières années seulement peuvent facilement être disponibles sur le formulaire de bilan récapitulatif. Pour plus de pertinence, seuls les entretiens professionnels (et non l’ensemble des entretiens : annuels, seniors, de télétravail…)  et les formations obligatoires peuvent être affichés.  

Les données visibles par le collaborateur et son manager sont donc fiables et sécurisent cet entretien.

3 – Communication sur les dispositifs de formation disponibles pour le salarié

Comme indiqué précédemment, avec la loi Avenir, cet entretien bilan doit être l’occasion, pour le collaborateur, de connaître les différents dispositifs de formation disponibles. Le manager qui est rédacteur de l’entretien devrait officiellement maîtriser le sujet. Cependant, concentré sur de nombreuses autres tâches, il peut ne pas connaîtrl’ensembldes dispositifs. De ce fait, Yootalent permet de mettre à disposition le document certifié par le service ressources humaines expliquant précisément et clairement ces dispositifs de formation. Ce document peut être hébergé en local ou sur l’intranet du client. 

Au-delà de mettre à disposition ce document via le formulaire d’entretien, il peut aussi être disponible à tout moment sur la solution afin que le collaborateur, comme le manager, tout au long de l’année, puissent le consulter (même en dehors des périodes de campagnes d’entretiens). 

4 – Mettre en avant le compte CPF

Dans le cadre du financement des formations, l’employeur a tout intérêt à évoquer le financement possible via le compte CPF autonome du salarié et donc le valoriser. 

A ce titre, le lien vers la plateforme  CPF peut être proposé sur l’espace du collaborateur Ceci l’aidera dans la consultation de son compte . 

5 – Suivi de la campagne

La digitalisation d’une campagne d’entretiens et donc ici plus précisément celle du bilan à 6 ans permet, en temps réel, de suivre sa réalisation sur la période impartie et d’agir en conséquence si besoin (relance des manager, salariés…). La digitalisation facilite également l’export et l’analyse des données. 

6 – Tableau de suivi des indicateurs de la formation professionnelle

Plus globalement, un outil digitalisé tel que celui proposé par Horizontal Software met à disposition de ses clients, et notamment des profils administrateurs / RH, un tableau de suivi des indicateurs de la réforme de la formation professionnelle. 

Ce tableau de pilotage permet ainsi d’être alerté si les obligatoires réglementaires ne sont pas respectées (3 entretiens professionnels + une formation non obligatoire ou 3 entretiens professionnels + une formation ou une certification professionnelle – une VAE ou une progression salariale – professionnelle) et encore une fois d’agir, si possible proactivement, en conséquence ! 

 

Pour conclure… 

Un outil de digitalisation des formations/entretiens, tel que Yootalent, présente de grands avantages, tant sur l’aspect mise en place des campagnes d’entretiens, que de leurs suivis. 

 

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