Comment planifier automatiquement vos ressources humaines en fonction de la « saisonnalité » de vos besoins ?

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Comment planifier automatiquement vos ressources humaines en fonction de la « saisonnalité » de vos besoins ?

La réalité quotidienne d’un magasin

La planification automatique est une problématique complexe qui nécessite de concilier automatiquement 3 dimensions : l’entreprise, les collaborateurs et la législation. Nous allons voir ensemble dans cet article comment et pourquoi la mettre en place. L’exemple est celui d’un magasin car il parlera au plus grand nombre, mais la démarche et les outils sont applicables à tous les autres secteurs.

Faite converger charge de travail, réglementation et ressources disponibles  

Pour le planificateur il s’agit surtout d’aligner les ressources sur les estimations de charges en tenant compte de la disponibilité des ressources et de la législation. En effet, l’adéquation entre la charge de travail et les ressources disponibles est un élément primordial dans votre organisation. Du sureffectif et c’est l’augmentation des frais de personnel, du sous-effectif et c’est la diminution du passage des clients en caisse et par voie de conséquence une réduction du chiffre d’affaires et des gains.  

Pour remédier à ce type de situation, une des solutions est la mise en place d’outils d’optimisation des ressources, en d’autres termes, placer le bon nombre de personnes, avec les bonnes compétences, au bon moment, au bon endroit.  

Au quotidien le défi du planificateur est d’assurer la continuité, d’approvisionner les rayons (car un rayon vide ne permet pas de déclencher des achats), d’anticiper le flux clients dans les rayons et caisses, de prévoir des conseillers rayons et les hôtes(esses) de caisses pour accueillir les visiteurs de d’organiser et réceptionner les marchandises car les activités de hors ventes sont tout aussi importantes que les activités de vente et enfin, d’assurer la propreté des surfaces de ventefacteur implicite qui participe au bienêtre du client, à la réputation, à la confiance dans le magasin. 

La fréquentation d’un point de vente est variable et dépend d’un ensemble de facteurs exogènes : la   saison, les opérations commerciales, la météo, les prix, la disponibilité des produits. Par ailleurs, l’organisation nécessite d’avoir une multitude de métiers et de profils tout en ayant besoin de flexibilité dans la disponibilité des collaborateurs. Cet ensemble est a priori antagoniste avec un cadre légal ultra contraint. Nous allons voir ensemble comment la planification des ressources va vous aider.

Pourquoi automatiser la planification des ressources ? 

Planifier c’est prévoir, décider, choisirs’adapter à un contexteexploiter des projections, trouver des compromis … Autrement dit, c’est une activité complexe, chronophage mais indispensable ;-)   

Au niveau de la planification, les principaux risques sont un non-respect du contexte légal et règlementaire, une mauvaise exploitation des projections commerciales et opérationnelles ou encore une mauvaise prise en compte des désidératas des collaborateurs. Pour réaliser un bon planning, il faut un outil capable à la fois d’intégrer l’ensemble de vos indicateursd‘intégrer les contraintes légales et réglementaires, de prendre en compte une multitude de contraintes complexes, d’optimiser les temps de présence des collaborateurs et de prendre en compte leurs desideratas.  

Pour tout ça il est primordial de pouvoir automatiser la planificationL’automatisation va tenir compte de la charge pour générer les plannings prévisionnels !  

Pour estimer la chargevous devez prendre en compte les indicateurs métier. Dans le cas d’un magasin : nombre de colis, d’articles, de palettes, panier moyen, taux de conversion, nombre de clients, chiffre d’affaires global, par secteur, par rayon…. L’étape suivante est de la générer automatiquement par semaine, par jour, par rayon, par secteur en tenant compte de vos projections de vente, de la volumétrie des marchandises à traiter, de la multiplicité des tâches en hors vente, des ressources effectivement disponibles… et des désidératas des collaborateurs (« Je ne souhaite pas travailler les mercredis aprèsmidi »« Un samedi sur deux de repos pour garder les enfants (couples divorcés et en gardes alternées) »). 

Pour résumer, la planification automatisée c’est la prise en compte automatique : 

  • des contraintes d’organisation du travail 
  • des compétences de vos collaborateurs 
  • de l’équité 
  • des affectations et des souhaits 

Quels résultats et bénéfices ? 

Les bénéfices de la planification automatique en fonction de la charge sont nombreux. Pour la société c’est le respect des contraintes légales, des plannings réalisés et accessible à tout moment, la réduction des heures supplémentaires et la réduction du temps consacré à la réalisation des plannings. Pour les collaborateurs c’est la prise en compte de leurs désidératas, une équité des emplois du temps, un accès facilité à leurs plannings. Et pour vos clients, une réduction du temps de passage en caisse, conseillers de vente plus accessibles…. Bref une expérience client au top !  

Cette organisation, la génération de la charge et la planification automatique est évidemment transposable à d’autres secteurs. Chez Horizontal Software nous accompagnons d’ailleurs des clients dans les secteurs de la santé, du médico-social, de la restauration, de l’hôtellerie et du tourisme.   

Chez Horizontal Software, nous intégrons dans un seul outil, vos contraintes légales, vos contraintes de charges, vos contraintes organisationnelles, vos priorités et les préférences de vos collaborateurs. Ce module va plus loin qu’un simple processus d’automatisation et s’accorde avec les contraintes réglementaires auxquelles sont confrontés les différents acteurs des ressources humaines. 

automatisation, processus et planification

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