Mettre en place un logiciel RH, les dernières astuces pour réussir son projet SIRH.

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Mettre en place un logiciel RH, les dernières astuces pour réussir son projet SIRH.

Mettre en place un logiciel RH à l’ère de la digitalisation dans les entreprises fait partie des projets stratégiques.Le service RH est un vecteur de l’évolution de la digitalisation de l’entreprise.
Mais comment mettre toutes les chances de son côté ? Quelles sont les astuces pour choisir son SIRH !

Pourquoi mettre en place un SIRH ?

Aujourd’hui les raisons sont nombreuses et le nombre d’éditeurs présents sur le marché le démontre.

Structurer ses processus, automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, répondre aux obligations légales ou encore décentraliser la fonction RH. Ce sont les besoins les plus courants. Mais avec les nouvelles attentes des collaborateurs le logiciel RH doit permettre de proposer une expérience de travail idéale aux collaborateurs et permettre leur responsabilisation.

Cette expérience de travail se définit par l’ergonomie de l’outil, sa facilité d’utilisation et les fonctionnalités adaptées aux nouvelles pratiques professionnelles. On parle de l’utilisation du mobile ou de la validation en temps réel des demandes d’absences par les managers par exemple.

Les principaux critères de choix aujourd’hui sont donc :

  • Les fonctionnalités
  • La culture professionnelle
  • L’expérience utilisateur
  • Les nouvelles technologies liées à l’analyse des donnée

Des étapes essentielles !

Comme tout projet, mettre en place un logiciel RH représente des étapes essentielles pour garantir sa réussite.

L’analyse de l’existant est primordiale et l’étape qui guidera le projet. Soit on part de Zéro, soit on fait évoluer, mais dans tous les cas, cette analyse est requise.

Les données RH, les processus qui les lient et les utilisateurs sont les trois axes à étudier.

Concernant les données RH : quelles sont-elles ? où sont-elles ? Qui les utilisent ? Pourquoi ? Ce sont ces données qui seront intégrées à votre outil et constitueront votre base de données.

Ensuite, regardez ce qui marche bien aujourd’hui. Communication, outils, processus, …Inutile de bouger ce qui fonctionne.

Enfin, les futurs utilisateurs, qui sont-ils ? Tout dépend de l’objectif de votre outil et de leurs habitudes de travail. Quelle est leur journée type ? leur affinité avec le digital ? les outils de travail existants ? …

Pour cette analyse de l’existant, le travail d’équipe est important. Il apporte des regards différents, rapporte des méthodologies et usages différents et permettra ensuite lors de la constitution du cahier des charges de prioriser en toute connaissance de cause.

Les étapes suivantes représentent l’organisation du projet en temps, ressources et budget pour ensuite consulter des éditeurs et faire son choix.

Mais revenons sur cette étape d’analyse de l’existant et plus précisément sur la digitalisation de l’entreprise au moment où elle démarre son projet.

Prendre en compte son état de digitalisation est un gage de réussite

Effectivement, avec l’évolution de la digitalisation des entreprises, mettre en place un logiciel RH sans prendre en compte les nouveaux facteurs peut mener à un flop.

Nouvelles attentes, nouvelles formes d’organisation du travail, nouveaux modes de management, la transformation digitale RH intègre maintenant ces notions. Faire un état des lieux de sa digitalisation RH au moment de son projet SIRH est donc un gage de réussite.

Quatre étapes d’analyse sont nécessaires :

  • Comprendre les attentes des collaborateurs.
    Pour que vos collaborateurs utilisent les outils mis à disposition, ils doivent être en cohérence avec ce qu’ils ont l’habitude d’utiliser dans leur quotidien. Les attentes seront différentes d’un métier à un autre, d’un secteur à un autre. Il est important de les repérer, les analyser et de leur proposer ensuite une expérience utilisateur à la hauteur.
  • Faire un diagnostic de la digitalisation RH.
    Comment l’entreprise a digitalisé ses RH jusqu’à aujourd’hui ? Avec quels enjeux et objectifs ? Quels processus sont digitalisés ? Ces analyses sont à confronter avec les pratiques du terrain, les valeurs/codes de l’entreprise et son état de digitalisation global.
  • Analyser la conformité de la digitalisation RH avec les valeurs de l’entreprise. C’est ce qui permettra de définir le futur projet. Cette étape consiste à définir comment améliorer l’existant, pourquoi votre projet est adapté aux besoins de l’entreprise. Ces éléments seront essentiels pour communiquer sur le projet.
  • Enfin, la dernière étape permet d’inscrire le projet pour faciliter ensuite la rédaction du cahier des charges. Elle reprend les résultats des étapes précédentes.

Zoom sur des fonctionnalités clés d’aujourd’hui

Pour terminer cet article, nous vous proposons un petit tour d’horizon de quelques nouvelles fonctionnalités innovantes qui petit à petit intègrent notre paysage RH et digital ! Nous parlerons ici de l’intelligence artificielle et du Big Data.

  • L’intelligence artificielle. Elle peut être présente dans bons nombres de processus RH. Recrutement, gestion du personnel, formation professionnelle, gestion des talents, presque tous les processus sont ou seront concernés prochainement.

En exemple, le recrutement connaît déjà de belles avancées. On peut citer la pré-sélection des candidats à partir d’algorithmes. Ces derniers analysent l’offre d’emploi et recherchent les candidats pouvant “matcher” avec des critères définis. LE Chatbot est un autre exemple d’intelligence artificielle. Il permet les premiers échanges avec le candidat et lui apporte une expérience inédite. Les chatbots se répandent également en interne dans l’entreprise pour répondre aux questions des collaborateurs notamment sur des aspects légaux du travail, leurs droits aux congés. Ils sont des assistants précieux.

  • Le Big data. Au delà du Core RH qui regroupe toutes les données nécessaires pour l’entreprise, le Big Data permet l’analyse de gros volumes de données. La puissance du Big Data permet de rechercher des cohérences entre les données pour y déterminer des prédictions, prendre des décisions, analyser des comportements ou encore anticiper des évolutions. Les problématiques Data sont bien évidemment transversales à l’entreprise et de nouveaux métiers apparaissent pour les spécialistes de la données : Data Scientist, Data Engineer par exemple.nt
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