La digitalisation des RH dans les collectivités est-elle un vecteur de développement économique ?

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Les collectivités font face à une transformation de leur mode de fonctionnement. Objectif, diminuer les dépenses, améliorer le service public, limiter les doublons avec les collectivités, revoir ses activités, voire en abandonner certaines.
Face à cela, les agents sont confrontés à pas mal de changements, la gestion des Ressources Humaines devient donc de plus en plus stratégique !

Les enjeux RH sont nombreux

Optimisation du temps de travail.
La réforme de l’administration en cours prévoit de revoir le temps de travail de certains fonctionnaires, de l’harmoniser. Elle prévoit aussi de l’optimiser en vue de la suppression de postes à venir.

Réorganisation des services.
Pour diminuer les dépenses, faire face à des doublons ou encore développer de nouvelles activités, les collectivités réorganisent certains services. La gestion des compétences y est primordiale. Connaître le potentiel de chaque agent, ses projets professionnels. Entretiens d’évaluation, entretiens professionnels et management sont des outils indispensables pour réorganiser les services.

Maîtrise de la masse salariale.
L’Etat demande aux collectivités de réduire leurs dépenses. La masse salariale est une priorité d’autant que les dotations de l’état sont dans une tendance baissière. Une bonne partie de cette maîtrise passe par un non-remplacement des départs à la retraite, une autre passe par des leviers comme la maîtrise de l’absentéisme ou encore en lien avec la gestion des talents, une optimisation de la planification des Ressources Humaines.

Optimisation du recrutement
Les collectivités ont besoin de faire des économies en matière de masse salariale mais elles doivent faire face également à des pénuries de compétences essentielles à leur bon fonctionnement. De plus, l’image des collectivités n’est pas toujours très attirante et les difficultés de recrutement peuvent apparaître. L’enjeu pour les collectivités est de développer leur marque employeur pour les rendre attractives et de dénicher les compétences nécessaires d’aujourd’hui et de demain.

Mise en évidence des besoins en ressources pour aujourd’hui et pour demain
(planification, anticipation des compétences). Les collectivités font face à des besoins en nouveaux profils, nouvelles compétences. Ceci étant dû aux évolutions d’organisation (Mutualisation, territorialisation, etc…). La gestion des carrières est un enjeu essentiel pour identifier les agents avec leurs compétences de demain. La planification des ressources, quant à elle, peut être à plus court terme et permettre de maîtriser la disponibilité des équipes tant en nombre qu’en compétences.

Optimisation de la performance et gestion des talents.
L’objectif ici est de développer une politique de développement de la performance permettant d’ajuster les compétences aux besoins de l’administration et de pérenniser les postes. Développer l’employabilité des agents est donc tout aussi important.

Bref, on le voit bien ici, les enjeux RH des collectivités sont très forts et demandent au services RH de mettre en place des démarches et des outils adaptés. Intéressons-nous maintenant à la thématique de la digitalisation RH et de ses atouts pour aider les collectivités.

Comment la digitalisation RH aide les collectivités à se transformer ?

La digitalisation des Ressources Humaines permet aux entreprises, structures et organisations de participer à leur transformation dans un monde toujours plus connecté, plus rapide. Elle répond également aux attentes des salariés. Ces derniers ont une vision du travail qui évolue à tel point que cela peut entraîner des difficultés de recrutement. La digitalisation va ainsi permettre de communiquer autrement avec les salariés mais aussi de travailler autrement.

Dans les collectivités, les transformations actuelles sont assez profondes et ces dernières doivent trouver des solutions adéquates et de tous horizons (budgets, ressources, …). La digitalisation RH a son mot à dire dans ce contexte !

Les outils qu’elle apporte.

Effectivement, digitaliser les RH, c’est enrichir sa palette d’outils et la qualifier. Les outils d’aujourd’hui, comparés à ceux d’hier se sont simplifiés dans leur utilisation et ont permis également une décentralisation. Ainsi, tout ne repose pas sur une seule équipe mais l’ensemble de la collectivité est utilisateur et collabore.

Les outils répondent également aux attentes digitales d’aujourd’hui. Mobile, transmission des informations en temps réel, ou encore aspect social, …

Les attentes :

  • Plus de souplesse. Effectivement, les outils RH d’aujourd’hui permettent d’accéder aux informations n’importe où. L’utilisation mobile facilite l’accès à l’information surtout lorsque des collectivités se rapprochent et possèdent plusieurs sites.
  • Une centralisation des informations. Là encore cela répond à une évolution de notre société. Partager les informations, les mettre en réseau font partie de notre quotidien si on le compare à nos usages des réseaux sociaux. Les managers ont besoin d’accéder aux informations de leurs agents pour les accompagner au quotidien, les aider à s’adapter ou encore leur transmettre des informations sur leur planning de travail ou encore leur parcours professionnel.
  • Un accès en temps réel. Planifier ses équipes, réagir en cas d’absence d’un ou plusieurs agents. La réduction d’effectif oblige les collectivités à savoir agir en conséquence. Dispenser le même niveau de service, répondre aux attentes des usagers, … Avoir des outils RH permettant de réagir vite sans réfléchir, c’est possible. C’est le cas des outils de planification d’équipe et d’activité de dernière génération comme le propose Horizontal Software. Son logiciel E-optim permet d’optimiser des plannings d’équipe à partir de contraintes très fines (absence, repos obligatoire, saisonnalité, …). Du temps de gagné pour les responsables d’équipe, un service rendu à la population optimal et des agents heureux.
  • Une analyse fine pour mettre en place des actions, transformer. Ici, l’objectif est d’analyser régulièrement l’évolution du capital humain dans la collectivité. Y-a t’il des départs à venir, des compétences qui vont disparaître avec, des nouveaux métiers qui apparaissent. Les enjeux sont forts dans ce domaine des Ressources Humaines. La digitalisation RH et les outils RH qui l’accompagnent permettent ce suivi.
  • Mesure du développement économique : ROI, masse salariale. Proposer des outils RH aux agents pour faciliter leur quotidien, pour optimiser la planification d’activité, et développer leurs compétences est une chose. Mais ces outils sont là aussi pour suivre le développement économique de la collectivité. Ils apportent leur lot d’indicateurs qui permettra au service RH et à la direction de suivre l’impact économique des actions RH mises en place.
  • Image et marque employeur développée. A l’heure où des difficultés de recrutement sont très présentes dans les collectivités, la marque employeur et l’image des collectivités est à mettre en avant pour attirer mais aussi fidéliser les agents. De plus en plus de contractuels rejoignent les rangs des collectivités, ce qui les invitent à se soucier de la fidélisation des agents. L’image de la collectivité est un atout et la digitalisation RH y contribue fortement. Le type d’outils utilisé, les processus de recrutement, l’ensemble des processus RH peuvent être revus pour travailler l’image de l’organisation et la diffuser à l’interne comme à l’externe.

On le voit bien, la démarche de digitalisation des Ressources Humaines est un vecteur de développement économique pour la collectivité, au moment du recrutement pour attirer les candidats. Aussi dans le développement professionnel de ses agents à travers un suivi en temps réel, un accompagnement rapproché avec le manager grâce à des outils digitaux facilement accessibles.. Et dans la planification d’activité pour garantir la qualité de service tout en maîtrisant la masse salariale.

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